האתגר הגדול בניהול פרויקטים

האתגר הגדול של מנהלי פרויקטים הוא ביכולתם להשיג את כל יעדי הניהול בפרויקט גם יחד. לספק את כל התכולה שהובטחה, בלוח זמנים מובטח, ברמת האיכות הנדרשת רק עם המשאבים שהוקצו לפרויקט ובתקציב שתוכנן, כל זאת תחת הרצון להשיג שביעות רצון מלאה של כלל בעלי העניין וניהול יעיל של הסיכונים ושל ההזדמנויות. השגת אתגר גדול זה, הינה מהותית עבור חברות אשר ניהול פרויקטים הוא ליבת העיסוק שלהם, והוא מהותי גם עבור חברות מוצרים.

לצורך השגת אתגר זה נדרשים מנהלי פרויקטים לחפש דרכים חדשות בניהול, לשפר את רמת הידע בניהול פרויקטים, לחדד מיומנויות ותובנות יצירתיות, ולעיתים גם לשנות גישה בדרך בה הם מתכננים ומנהלים פרויקט בפועל. בהזדמנות זו, בחרנו להציג בפניכם כמה תובנות חדשות בתחום ניהול פרויקטים אשר יסייעו לכם להשיג את אתגר הניהול המורכב והגדול הזה.

ניהול פרויקטים כמקצוע, הוא חדש באופן יחסי לתחומי ניהול אחרים, כמו ניהול ייצור וניהול תפעול. למנהלי פרויקטים מקצועיים, מוסמכים ®PMP בעלי כישורים ייחודיים יש יכולת השפעה משמעותית על הצלחה עסקית של חברה. טענה זו נכונה עבור חברות שמהות עיסוקן הוא פרויקטים וגם עבור חברות מוצרים. חברה המפתחת טכנולוגיה או מוצר חדש שואפת להצליח בפיתוח קצר, במקרים רבים כדי להיות חלוצה וראשונה בשוק עם המוצר, הכולל תכולה גדולה וערך ללקוחות, במינימום משאבים ותקציב, ברמת איכות גבוהה במיוחד.

במקרים רבים, רואים מנהלי פרויקטים קונפליקט בבחירה באיזה יעד ניהול לעמוד. כדי להדגים כיצד מתמודדים עם הקונפליקט לכאורה, נדמיין פגישה בין יועץ בכיר לניהול פרויקטים לבין מנהל פרויקט, במהלכה מבין היועץ שמדובר במקרה בו נדרש מנהל הפרויקט לבצע משימה שנתפשת במבט ראשון כמשימה בלתי אפשרית. המשימה היא לפתח מוצר עם תכולה גדולה מאוד ומורכבת, בטכנולוגיה חדשה, והכול בלוח זמנים קצר במיוחד שנראה כמו בלתי אפשרי עם צוות פיתוח קטן יחסית. על איכות לא מדברים, מובן מאליו שהאיכות הנדרשת היא אפס תקלות בסבב ראשון. והכול חייב להיות כמובן לשביעות רצון המלאה של מנהל השיווק המסתמך על מפרט דרישות כללי וממש לא ברור. הטענה הראשונה של מנהל הפרויקט היא: זו משימה בלתי אפשרית, על מה אני מוותר? היועץ מבין שהמתודולוגיה שנבחרה היא מודל מפל-המים.

דהיינו, המעבר בין השלבים בפיתוח מבוצע רק בסיום כל שלב בפיתוח במלואו. היועץ מציג למנהל הפרויקט את מודל הספיראלה (מעגלי) לפיו הפיתוח מבוצע בשלבים. כל שלב הוא סבב, במהלכו מפתחים תכולה קטנה יחסית, בודקים מול מנהל השיווק את ההנדסה, להבטיח שהפיתוח בכיוון הנכון, מבצעים שינויים במידת הצורך, ובודקים את האיכות בסיום כל סבב. בדרך זו מצמצמים סיכונים של אי-שביעות רצון השיווק מהפיתוח, בוחנים ישימות טכנולוגית ובודקים את האיכות.
לטובת ניהול מוצלח של פרויקט נדרשים כמובן ידע, הכשרה מתאימה כמו הכשרת מנהלי פרויקטים להסמכה PMP, ניסיון, וכמובן כישורים נוספים. מנהלי פרויקטים בעלי תושייה למשל, מצליחים למצוא במקרים רבים מגוון פתרונות נוספים כדי להיחלץ ממצב קשה או מבעיה שנראית במבט ראשון כמשימה בלתי אפשרית. תושייה גם מאפשרת להיכנס לנושאים חדשים ומורכבים בצלילה עמוקה ומהירה, ולהתמודד מולם בגבורה ובהצלחה. תושייה נשענת גם על יכולת אישית גבוהה במיוחד, על חוכמה ותבונה, חשיבה עיונית גבוהה, יכולת החלטה מהירה, גיבוש רעיונות ופתרונות חכמים ומעשיים